Buscamos un Asistente Virtual Personal para Daniel, CEO y cofundador de Vitalis Apps. El objetivo es contar con alguien que asegure el orden y la eficiencia en las tareas personales y profesionales del día a día, permitiendo que Daniel se enfoque en el crecimiento de la empresa y en proyectos de mayor nivel.
Este rol no se trata solamente de “ejecutar tareas”. Se trata de crear sistemas y procesos que ayuden en la organización de todo lo que hacemos. Necesitamos a alguien ordenado, proactivo y apasionado por la eficiencia, la innovación y la mejora continua.
Como Asistente Virtual Personal, serás la mano derecha de Daniel. Tendrás un papel clave gestionando calendarios, comunicaciones, finanzas personales, organización de viajes y otras tareas administrativas o personales esenciales. Tu trabajo permitirá que tanto su vida personal como profesional funcionen de manera fluida y organizada.
RESPONSABILIDADES
A grandes rasgos, serás responsable de:
1. Gestión de Comunicaciones e Inboxes
• Administrar y monitorear correos electrónicos, WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook y LinkedIn.
• Responder o filtrar mensajes, priorizar los urgentes y canalizar los que requieran mi atención directa.
2. Calendario y Programación
• Programar y recordar citas recurrentes (cortes de pelo, reservas en restaurantes, citas médicas, gimnasio, padel, reuniones con amigos, etc.).
• Asegurarte de que no haya conflictos de horarios y proponer mejoras a la planificación si fuera necesario.
3. Organización de Finanzas y Suscripciones
• Categorizar y gestionar los gastos en herramientas como Lunchmoney (o similares).
• Mantener un registro actualizado de las suscripciones (renovar, cancelar, optimizar planes) y pagos relacionados.
4. Gestión del Hogar y Vida Personal
• Coordinar pagos al arrendador, programar limpiezas, supervisar reparaciones o mejoras y gestionar intercambios de vivienda.
• Administrar al personal de limpieza y la compra/organización de comida o meal prep.
5. Gestión del Automóvil y Motocicleta
• Mantener al día seguros, revisiones, impuestos y otros pagos.
• Recordar y/o coordinar limpieza, mantenimiento, ajustes de aire, gasolina, etc.
6. Planificación de Viajes
• Investigar, reservar y coordinar hoteles, vuelos, transportes y seguros.
• Preparar itinerarios detallados y garantizar que se cumplan los horarios.
7. Salud y Bienestar
• Asegurar los pagos del seguro médico, gestionar citas y reclamaciones.
• Crear reportes de rutina de salud (p. ej., control del sueño, vitaminas, revisiones médicas) y supervisar el seguimiento de la rutina fitness.
8. Compras Online y Logística
• Realizar compras periódicas (comida, suplementos, Ikea, Wallapop, etc.).
• Gestionar devoluciones y garantías cuando sea necesario.
9. Reportes Diarios y Seguimiento de KPI’s Personales/Profesionales
• Elaborar reportes diarios con métricas bancarias, avances en proyectos (p. ej., en Basecamp), precios de mercado (si aplicara), y tareas o videos pendientes.
• Monitorear la calidad del aire con sensores y otras métricas de la casa.
10. Gestión Digital y Backups
• Realizar copias de seguridad regulares de archivos y documentación.
• Supervisar renovaciones de dominios y mantener actualizados los sistemas de organización digital.
11. Comunicación Familiar y Social
• Programar y recordar llamadas con familiares o amigos clave.
• Apoyar en la organización de eventos y regalos (cumpleaños, fechas especiales).
12. Investigación, IA y Automatizaciones
• Investigar restaurantes, spas, hoteles y otras opciones de ocio.
• Aprender y proponer automatizaciones de IA u otras herramientas para optimizar procesos.
• Crear y gestionar playbooks con mejoras continuas de nuestros sistemas.
13. Gestión de Redes Sociales y Marca Personal
• Apoyar en la gestión de Instagram y otras redes personales.
• Planificar contenido y proponer estrategias para la marca personal.
RESULTADOS
Para medir el éxito en tu rol, esperamos:
• Orden y eficiencia en el día a día: No haya citas perdidas, correos sin contestar ni pagos atrasados.
• Calendario actualizado y sin sobreposiciones: Todas las reuniones, citas y eventos estén perfectamente agendados y confirmados.
• Finanzas controladas: Gastos categorizados correctamente y suscripciones optimizadas.
• Soporte integral y confiable: Tareas domésticas, personales y profesionales gestionadas sin necesidad de seguimiento constante.
• Automatizaciones efectivas: Identificación e implementación de mejoras y automatizaciones que ahorren tiempo y recursos.
• Comunicación fluida: Reportes diarios confiables, información clara y oportuna, y gestión eficaz de mensajes en todos los canales.
• Marca personal consistente: Apoyo en redes y comunicación que proyecte una imagen profesional y alineada a mis objetivos.
REQUERIMIENTOS
• Experiencia previa como Asistente Virtual, Asistente Ejecutivo o rol similar.
• Manejo avanzado de herramientas de gestión (G Suite, calendarios online, plataformas de mensajería, etc.).
• Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Proactividad y habilidad para tomar decisiones autónomas.
• Comunicación clara, tanto oral como escrita (español, inglés e idealmente catalán).
• Conocimientos básicos de finanzas personales, gestión de suscripciones y facturación.
• Interés o experiencia en implementar automatizaciones (IA, o integraciones con herramientas de terceros).
• Interés o experiencia en el uso de Inteligencia artificial (ChatGPT, Claude, Deep Seek).
• Disponibilidad horaria flexible en horario GMT+2 (Español).
• Habilidad de priorizar tareas y resolver problemas con rapidez.
• Buena actitud y orientación al servicio.
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